Kurumsallaşma Mali Yapıdan Başlayabilir mi?

Kurumsallaşma denildiğinde çoğu zaman ilk akla gelen konular organizasyon şemaları, görev tanımları, prosedürler ve şirket içi iş akışları oluyor. Bunların elbette önemli bir yeri var. Ancak bir işletmenin gerçekten daha sistemli yönetilebilmesi için önce mevcut durumunu doğru görebilmesi gerekiyor. Şirketin finansal sonuçları yeterince açık değilse, yöneticiler güncel bilgiye zamanında ulaşamıyorsa veya aynı konu için farklı bölümlerden farklı rakamlar geliyorsa, hazırlanan prosedürlerin ve organizasyon yapılarının beklenen etkiyi yaratması zorlaşıyor.

Bu nedenle kurumsallaşma çalışmalarında mali yapıyı ayrı bir başlık olarak değil, yönetim sisteminin temel parçalarından biri olarak değerlendirmek gerektiğini düşünüyorum. Burada sözünü ettiğimiz şey sadece muhasebe kayıtlarının düzenli tutulması değil. Asıl konu, muhasebeden çıkan verinin yönetimin kullanabileceği bilgiye dönüşmesi.

Bir şirket sahibinin ya da yöneticinin belirli aralıklarla satışları, kârlılığı, tahsilat durumunu, nakit akışını, stok seviyelerini, borçluluğu ve finansman ihtiyacını görebilmesi gerekir. Daha da önemlisi, bu rakamlardaki değişimin neden kaynaklandığını anlayabilmelidir. Çünkü tek başına rakam çoğu zaman yeterli bilgi vermez.

Örneğin satışların arttığı bir dönem düşünelim. İlk bakışta sonuç olumludur. Fakat aynı dönemde müşteri alacakları ciddi biçimde artmış, stoklar yükselmiş ve kısa vadeli borçlanma ihtiyacı büyümüşse satış artışını tek başına başarı olarak değerlendirmek doğru olmayabilir. Şirket daha fazla satış yaparken aynı zamanda daha fazla işletme sermayesine ihtiyaç duyuyor olabilir. Kârlılık devam ediyor olsa bile nakit tarafında baskı oluşabilir.

Bu nedenle yönetimin satış rakamına bakarken tahsilatı, stokları ve finansman maliyetini de birlikte değerlendirmesi gerekir. Finansal yönetim dediğimiz konu tam olarak burada muhasebeden ayrılmaya başlar. Muhasebe bize ne olduğunu gösterir; yönetim ise bunun neden olduğunu ve bundan sonra ne yapılması gerektiğini anlamaya çalışır.

Finansal Bilgi Yönetimin İşini Kolaylaştırır

Şirket sahiplerinin günlük işlerin ayrıntısına fazla girmesi çoğu zaman sadece yetki devriyle ilgili bir mesele değildir. Bazen asıl sorun bilgiye ulaşamamaktır.

Bir yönetici tahsilat durumunu öğrenmek için muhasebe departmanını aramak, stokları görmek için depodan bilgi istemek, ödeme planını öğrenmek için finans birimini beklemek zorunda kalıyorsa doğal olarak operasyonun içinde kalır. Çünkü başka türlü şirketin genel durumunu göremez.

Zaman içerisinde bu durum kişiye bağlı bir yönetim şekline dönüşür. Şirket sahibi her konuyu bilmek, birçok kararı kendisi vermek ve sık sık farklı bölümlerden bilgi toplamak zorunda hisseder. Şirket büyüdükçe bu yöntem hem yöneticiyi yorar hem de organizasyonun gelişmesini sınırlar.

İyi çalışan bir yönetim sistemi ise yöneticinin her işlemin ayrıntısını bilmesine gerek bırakmaz. Yönetici önemli göstergeleri takip eder, olağan dışı gelişmeleri görür ve müdahale edilmesi gereken noktalara odaklanır.

Burada aslında kontrol ortadan kalkmıyor. Kontrolün biçimi değişiyor.

Küçük bir işletmede sahibin her ödemeyi görmesi veya her önemli satışı takip etmesi mümkün olabilir. Ancak şirket büyüdükçe aynı yöntemi sürdürmek zorlaşır. O noktadan sonra kontrolün; yetki limitleri, bütçeler, düzenli raporlar, performans göstergeleri ve yönetim toplantıları üzerinden kurulması gerekir.

Kurumsallaşmanın önemli aşamalarından biri de bu geçiştir.

Mali Tablolar Geçmişte Verilmiş Kararları da Anlatır

Finansal tabloları yalnızca muhasebenin ürettiği sonuçlar olarak görmek eksik bir yaklaşım olur. Çünkü bilanço ve gelir tablosunda gördüğümüz birçok rakamın arkasında aslında geçmişte verilmiş ticari ve yönetsel kararlar vardır.

Müşterilere verilen vadeler uzatıldığında bunun etkisi alacaklarda görülür. Satın alma miktarları ihtiyacın üzerinde gerçekleştiğinde stok seviyesi yükselir. Fiyatlandırma politikası değiştiğinde brüt kâr marjı etkilenir. Yatırımın hangi kaynakla finanse edildiği ise borçluluk ve finansman giderlerine yansır.

Dolayısıyla finansal sonuçlara bakarken sadece “rakam neden değişti?” sorusunu değil, “bu rakamın değişmesine hangi kararlar yol açtı?” sorusunu da sormak gerekir.

Bu bakış açısı mali veriyi şirket yönetimi açısından çok daha anlamlı hale getirir. Çünkü mesele geçmiş ayın veya geçmiş yılın sonuçlarını görmekten ibaret değildir. Asıl fayda, verilen kararların etkisini anlayıp bir sonraki kararın daha sağlıklı verilmesini sağlayabilmektir.

Mali müşavirliğin danışmanlık tarafında da önemli gördüğüm noktalardan biri budur. Bir işletmeye sadece rakamların ne olduğunu söylemek çoğu zaman yeterli değildir. O rakamların şirketin faaliyet yapısı, satış politikası, finansman modeli ve işleyişiyle nasıl bağlantılı olduğunu da değerlendirmek gerekir.

Örneğin şirketin dönem kârı yükselmiş olabilir. Ancak aynı dönemde finansman giderleri kârdan daha hızlı büyüyorsa bu gelişmenin nedenine bakılmalıdır. Ya da satışlarda güçlü bir artış vardır fakat tahsilat süresi her ay biraz daha uzuyordur. Böyle bir durumda sadece satış performansını konuşmak yönetim açısından eksik kalır.

Ortak Rakam Olmadan Ortak Yönetim Dili Oluşmuyor

Şirketlerde yönetim toplantılarında sık karşılaşılan sorunlardan biri, farklı departmanların farklı verilerle masaya gelmesidir. Satış birimi başka bir satış rakamı, muhasebe başka bir rakam, yönetim raporu ise biraz daha farklı bir sonuç gösterebilir.

Bunun her zaman hata anlamına gelmediğini de belirtmek gerekir. Bazen satış siparişi, fatura tarihi, sevkiyat tarihi veya muhasebeleştirme tarihi gibi farklı tanımlar nedeniyle rakamlar doğal olarak değişebilir. Ancak şirket içerisinde hangi göstergenin nasıl hesaplandığı net değilse, zamanla önemli bir yönetim sorunu ortaya çıkar.

Toplantılarda işin kendisini konuşmak yerine rakamın hangisinin doğru olduğu tartışılmaya başlanır.

Sağlıklı bir raporlama sistemi bu nedenle sadece yönetime bilgi vermek için değil, şirket içinde ortak bir dil oluşturmak için de önemlidir. Satış birimi, finans bölümü ve üst yönetim aynı rakama farklı açılardan bakabilir. Ancak en azından o rakamın neyi ifade ettiği konusunda anlaşmaları gerekir.

Bu sağlandığında toplantıların niteliği de değişir. “Doğru rakam hangisi?” tartışması yerine “Bu sonuç neden oluştu ve ne yapmamız gerekiyor?” sorusu öne çıkar.

Yetki Vermek Tek Başına Yeterli Değil

Kurumsallaşmanın sık konuşulan konularından biri de yetki devridir. Ancak yetki devri bazen sadece yöneticinin bazı işleri çalışanlarına bırakması şeklinde anlaşılıyor. Oysa sağlıklı bir yetki devri için kişinin karar verirken kullanacağı bilgiye de erişebilmesi gerekir.

Bir satış yöneticisinden hem ciroyu hem kârlılığı hem de tahsilatı yönetmesini bekliyorsak, kendisine bu alanlarla ilgili düzenli bilgi verilmesi gerekir. Bir bölüm yöneticisine bütçe sorumluluğu veriyorsak hangi giderlerde karar verebileceği ve bütçe gerçekleşmelerini nasıl takip edeceği açık olmalıdır.

Aksi halde kağıt üzerinde yetki verilmiş olur ama çalışan önemli her konuda tekrar üst yönetime dönmek zorunda kalır.

Bu nedenle kurumsal yapıda yetki, bilgi ve sorumluluğun birlikte ele alınması gerekir. Kişinin hangi kararı verebileceği, karar verirken hangi bilgilere sahip olacağı ve sonuçlardan hangi ölçüde sorumlu tutulacağı belli olmalıdır.

Böyle bir yapı sadece kontrolü artırmaz. Performans değerlendirmesini de daha sağlıklı hale getirir. Kimin neyi, hangi imkanlarla ve hangi yetki sınırları içinde yönettiği daha açık hale gelir.

Kurumsallaşma Bir Defada Tamamlanan Bir Çalışma Değil

Kurumsallaşma konusunda yapılan bir başka hata da süreci belirli bir dönemde tamamlanacak proje gibi görmek.

Organizasyon şeması hazırlandığında, görev tanımları yazıldığında veya yeni bir yazılım kullanılmaya başlandığında önemli bir aşama tamamlanmış olabilir. Ancak bunlar tek başına şirketin kurumsallaştığı anlamına gelmez.

Asıl önemli olan, kurulan sistemlerin günlük kararların içine yerleşmesidir.

Yönetim bütçe sonuçlarını düzenli olarak değerlendiriyor mu? Gerçekleşen sonuçlarla hedefler karşılaştırılıyor mu? Önemli sapmaların nedenleri inceleniyor mu? Şirketin nakit ihtiyacı önceden görülebiliyor mu? Alınan kararların sonuçları sonraki aylarda takip ediliyor mu?

Bunlar düzenli olarak yapılmaya başladığında kurumsallaşma kağıt üzerindeki bir çalışmadan çıkıp yönetim biçimine dönüşmeye başlar.

Bu nedenle kurumsallaşmayı sadece prosedür ve organizasyon yapısı üzerinden değerlendirmek bana göre eksik kalıyor. Şirketin karar alma biçimi değişmiyorsa, kullanılan bilgi kalitesi artmıyorsa ve sorumluluklar ölçülebilir hale gelmiyorsa yapılan çalışmaların günlük işleyiş üzerindeki etkisi sınırlı olur.

Sonuç

Mali yapı kurumsallaşmanın tek başlangıç noktası değildir. Ancak işletmenin gerçek durumunu görünür hale getirdiği için en önemli başlangıç noktalarından biridir.

Finansal bilgi doğru ve zamanında üretildiğinde yönetim daha sağlıklı karar verebilir. Kararlar daha ölçülebilir hale geldikçe yetki ve sorumluluklar daha net belirlenebilir. Yöneticiler günlük işlerin ayrıntısında kaybolmak yerine şirketin genel yönüne daha fazla odaklanabilir.

Buradaki amaç muhasebeyi daha karmaşık hale getirmek veya yönetime daha fazla rapor sunmak değildir. Tam tersine, ihtiyaç duyulan bilgiyi sade ve anlaşılır biçimde ortaya koyabilmektir.

Şirket yönetiminin bilmesi gereken temel konu şudur: işletme nerede duruyor, hangi alanlarda risk oluşuyor ve bugün alınan kararlar önümüzdeki dönemin mali yapısını nasıl etkileyecek?

Kurumsallaşmanın finansla ilişkisi de esas olarak burada ortaya çıkıyor. Sağlam bir mali yapı tek başına şirketi kurumsal hale getirmez; fakat şirketin daha sağlıklı yönetilebilmesi için gerekli zemini önemli ölçüde güçlendirir